Arkivhåndtering ved virksomhedsovertagelser og fusioner

Når virksomheder skal gennemføre opkøb eller fusioner, opstår der ofte store udfordringer i forbindelse med arkivhåndtering og informationsintegration. To organisationer med hver deres arkivstrukturer, dokumentationsrutiner og IT-systemer skal pludselig smelte sammen til én enhed. Dette kan føre til problemer i form af ustrukturerede arkiver, dubletter, manglende overholdelse af GDPR og andre lovgivningskrav samt høje omkostninger til opbevaring af forældet information. Ved at have en klar strategi for arkivhåndtering kan virksomheder lette integrationsprocessen, reducere risici og skabe et solidt fundament for den fortsatte drift.

Hvorfor er arkivhåndtering vigtig ved virksomhedsovertagelser?

En af de største udfordringer ved en virksomhedsovertagelse er, at begge parter ofte har arkiver spredt over flere lokationer og i forskellige formater – digitale dokumenter, fysiske arkiver og ældre lagringssystemer, der ikke er kompatible med moderne platforme. Dette kan gøre det vanskeligt at tilgå vigtig information eller føre til, at de samme dokumenter opbevares flere gange. Hvis arkivhåndteringen ikke foretages korrekt, kan det samtidig medføre risici i forhold til lovgivning. GDPR og andre regulativer stiller klare krav til, hvordan personoplysninger og forretningskritisk information skal håndteres, og en mangelfuld struktur kan føre til overtrædelser med store bøder som konsekvens.

En anden udfordring er, at virksomheder ofte har forskellige dokumenthåndteringsprocesser. Det, der i én virksomhed anses for at være forretningskritisk information, er måske ikke lige så vigtigt i den anden, hvilket kan gøre det svært at etablere en ensartet arkivstruktur. Derudover kan der opstå problemer med adgang til dokumenter, både under og efter integrationen, hvilket kan have en negativ effekt på produktiviteten og beslutningsprocesserne i organisationen.

7 trin til effektiv arkivhåndtering ved virksomhedsovertagelser

1. Due diligence af arkiver og information
Før en virksomhedsovertagelse er det afgørende at foretage en grundig gennemgang af de eksisterende arkiver. Det indebærer at identificere hvilke dokumenter der findes, hvor de er opbevaret, og om der er potentielle risici i forhold til informationshåndtering. Ved at analysere arkiverne i et tidligt stadie får I et klart billede af eventuelle udfordringer, og bliver i stand til at planlægge, hvordan de bedst håndteres.

2. Kortlægning og analyse
Næste skridt er at skabe et fuldt overblik over arkiverne i begge virksomheder. Dette indebærer at identificere de anvendte systemer, lagringsløsninger og dokumenttyper samt vurdere, hvordan de bedst kan integreres. En struktureret tilgang til informationen gør det lettere at beslutte, hvad der skal bevares, digitaliseres eller kasseres.

3. Rensning og sletning
En af de mest effektive måder at optimere arkivhåndteringen på er ved at fjerne unødvendig information. Mange virksomheder har gamle eller irrelevante dokumenter, der optager både digital og fysisk plads. Ved at eliminere dubletter, slette forældet information og kun bevare forretningskritiske data, kan I reducere lagringsomkostningerne og gøre informationshåndteringen mere effektiv.

4. Digitalisering og indeksering
For at forenkle adgang til og håndtering af arkiver kan det være en god idé at digitalisere vigtige dokumenter. Ved at scanne papirarkiver og lagre dem i et søgbart digitalt arkiv bliver det lettere at finde information og integrere data på tværs af de to virksomheder. Digitalisering mindsker desuden risikoen for informationstab og gør det lettere for virksomheden at leve op til GDPR og andre lovkrav.

5. Outsourcing af fysiske arkiver
Hvis virksomheden har omfattende fysiske arkiver, kan det være en fordel at outsource opbevaringen til en ekstern aktør. Når arkivet opbevares i sikre faciliteter, frigør I plads i virksomhedens egne lokaler og sikrer jer samtidig, at dokumenterne opbevares i overensstemmelse med gældende lovgivning.

6. Etabler en ensartet arkivstruktur
For at sikre en gnidningsfri integration af information fra begge virksomheder bør I vælge en fælles arkivløsning. Det indebærer at standardisere, hvordan information organiseres, lagres og kategoriseres, så alle medarbejdere nemt kan finde de relevante dokumenter. En velfungerende arkivstruktur gør det desuden nemmere at håndtere fremtidige forandringer i virksomheden.

7. Sikring af lovmæssig overholdelse
Efter en fusion af virksomheder eller overtagelse er det afgørende at sikre, at al information håndteres i overensstemmelse med gældende lovgivning. GDPR, arkivloven og andre regler kræver, at visse oplysninger skal opbevares i en vis tid, mens andre skal slettes. Ved at indføre klare politikker og procedurer for informationshåndtering kan I minimere sikkerhedsrisici og undgå juridiske problemer i fremtiden.

Fordele ved omstrukturering af arkivet ved virksomhedsovertagelser og fusioner

Med en klar og tydelig strategi for arkivhåndteringen kan I undgå mange af de udfordringer, der ellers kan opstå ved en fusion. En effektiv arkivhåndtering resulterer i hurtigere og mere smidig integration af information, hvilket reducerer risikoen for informationstab og manglende overholdelse af regler. Derudover sparer I penge ved at undgå unødig opbevaring og ineffektive arbejdsprocesser.

Når al information bliver let tilgængelig for de rette personer, forbedres produktiviteten, og I får et bedre overblik over jeres dokumentation. Derudover skaber det et stabilt fundament for fremtidig digitalisering og automatisering af informationshåndteringen, hvilket gør organisationen mere fleksibel og i stand til at tilpasse sig fremtidige forandringer.

Har I brug for hjælp til arkivhåndtering i forbindelse med en virksomhedsovertagelse?

Korrekt håndtering af arkiver og dokumenter i forbindelse med en virksomhedsovertagelse er afgørende for en vellykket integration. Iron Mountain tilbyder skræddersyede løsninger til alle trin i arkivhåndteringen, såsom digitalisering, arkivgennemgang, sikker opbevaring og rådgivning om regelefterlevelse. Kontakt os i dag, og lad os hjælpe jer med en smidig og sikker overgang til en fælles arkivstruktur!