Hvad er arkivering?

Arkivering er en vigtig del af informationshåndtering og handler om systematisk at bevare, organisere og beskytte dokumenter og data over en længere periode. Både fysiske dokumenter og digital information bør organiseres i sikre arkiver, så vigtig information nemt kan tilgås ved behov, og så det samtidig opbevares i overensstemmelse med gældende love og regler. Arkivering handler altså ikke kun om administration, men er også vigtigt for at opfylde lovkrav, beskytte virksomhedens historie og forbedre informationsflowet i hele organisationen.

Hvorfor er arkivering vigtigt?

Mange organisationer håndterer dagligt store mængder information, og uden en klar arkivstruktur kan dokumenter let gå tabt eller blive svære at finde. En velfungerende arkivhåndtering gør det muligt at lagre information på en effektiv måde, der sikrer både tilgængelighed og sikkerhed. Arkivering er også vigtigt for at overholde forskellige love såsom GDPR, bogføringsloven og arkivloven, som regulerer, hvor længe forskellige typer dokumenter må opbevares, og hvordan de skal håndteres.

En gennemtænkt arkivstrategi kan desuden bidrage til øget effektivitet ved at reducere mængden af unødig information i en organisation og fastsætte klare retningslinjer for, hvad der skal gemmes, digitaliseres eller destrueres.

Typer af arkivering

Arkivering kan ske på forskellige måder, afhængig af virksomhedens behov og den type information, der skal bevares. De to primære metoder er fysisk arkivering og digital arkivering.

• Ved fysisk arkivering opbevares dokumenter og sagsakter i papirformat, enten i virksomhedens egne lokaler eller i sikre arkivanlæg, som ofte stilles til rådighed af en ekstern partner. Fysisk arkivering er stadig almindeligt i brancher, der skal bevare store mængder originale dokumenter, for eksempel juridiske aftaler eller patientjournaler.
• Digital arkivering betyder, at dokumenter og data lagres elektronisk, ofte i et e-arkiv eller et cloudbaseret system. Digital arkivering gør det muligt at finde information hurtigt og reducerer samtidig behovet for fysisk opbevaringsplads.

For mange virksomheder er en kombination af fysisk og digital arkivering den bedste løsning. Ved at scanne vigtige dokumenter, og gemme dem digitalt, kan man mindske papirhåndteringen, samtidig med at visse originale dokumenter stadig kan bevares fysisk, når det er nødvendigt.

Hvad indebærer effektiv arkivering?

For at opnå en vellykket arkivering kræves en klar strategi og velovervejede rutiner. En effektiv arkiveringsstrategi starter med disse grundlæggende trin:

1. Kortlægning af information – Identificér hvilke dokumenter og filer der skal arkiveres, både fysisk og digitalt.
2. Klassificering – Opdel informationen i forskellige kategorier afhængig af type, f.eks. bogføring, aftaler, HR-dokumenter og juridiske dokumenter.
3. Opbevaring og sikkerhed – Sørg for, at informationen opbevares på en måde, der beskytter mod tab, uautoriseret adgang, ulykker og skader.
4. Overholdelse og opbevaringsperioder – Følg gældende love og regler for, hvor længe forskellige dokumenter skal opbevares, og hvornår de kan slettes.
5. Tilgængelighed og søgbarhed – Gør informationen let tilgængelig, enten via digitale søgeværktøjer eller velorganiserede fysiske arkiver.

Iron Mountain – din partner i effektiv arkivering

Arkivering på egen hånd kan være tidskrævende og kompliceret, især for virksomheder, der håndterer store mængder information eller skal overholde strenge regler. Iron Mountain tilbyder komplette løsninger inden for både fysisk og digital arkivering, hvilket gør det nemt for virksomheder at administrere deres dokumenter på en sikker og effektiv måde.

Vi kan hjælpe med alt fra sikker opbevaring af fysiske dokumenter i vores moderne arkivanlæg til scanning og digital arkivering, der optimerer informationshåndteringen. Derudover tilbyder vi rådgivning og compliance-støtte for at sikre, at al arkivering sker i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Har du brug for hjælp til arkivering?

Uanset om du ønsker at effektivisere din digitale arkivering, eller finde en sikker løsning til fysiske dokumenter, kan Iron Mountain hjælpe dig. Få styr på din arkivering og kontakt Iron Mountain i dag, så skræddersyr vi den bedste arkiveringsløsning til netop din virksomhed!