Wyckoff Heights Medical Center

Kundenprojekte

Diese Case Study zeigt, wie Wyckoff Heights Medical Center eine bessere Patientenversorgung durch optimiertes Archivmanagement erreichte.

19. August 20208 Min.

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Bessere Patientenversorgung durch optimiertes Archivmanagement

Kunde:

Wyckoff Heights Medical Center.

Branche:

Gemeinnütziges Ausbildungskrankenhaus.

Problemstellung

Verbesserung der Patientenversorgung durch einen schnellen und leichten Zugriff auf Patientenakten.

Lösung

Eine Überarbeitung der Notaufnahmeakten mit dem Dokumentenkonvertierungsservice und dem Digital Record Center für elektronische Dokumente von Iron Mountain.

Das Wyckoff Heights Medical Center wählte ein benutzerfreundliches Programm zum Scannen von Dokumenten und Archivieren medizinischer elektronischer Dokumente, das keine große finanzielle Investition voraussetzte.

Ergebnisse

Ein zeitnaher Zugriff auf die Akten führt zu einer verbesserten Patientenversorgung – und senkt die Kosten.
Mit den bewährten Archivmanagementlösungen von Iron Mountain hat das Wyckoff Heights Medical Center seine Notaufnahmeakten von Grund auf umstrukturiert.
Das System sorgt für einen schnelleren Aktenabruf, mehr Sicherheit sowie eine höhere Zufriedenheit des Personals, was alles wiederum das Hauptziel unterstützt – eine bessere Versorgung der Patienten.

„Es ist allerdings selbstverständlich, dass die Dokumente unter Einhaltung des Datenschutzgesetzes archiviert werden müssen.“ Aus diesem Grund werden die Swiss Life Unterlagen in sicheren Archivierungszentren von Iron Mountain in Deutschland gelagert. Klimatisierte Räume gewährleisten eine Archivierung bei fachgerechter Temperatur und Luftfeuchtigkeit. Rauchmelder, Brandschutzwände und Stahltüren schützen vor Feuer. Zugriffskontrolle und Videoüberwachung verhindern den Zutritt von nicht autorisierten Personen. Regelmäßige Inspektionen durch unabhängige Dritte gewährleisten, dass die Archive stets den aktuellen Vorschriften entsprechen. Hans-Günter Börgmann, Der Geschäftsführer bei der Iron Mountain Deutschland GmbH, merkt an: „Wir sind das Sicherungsarchiv für die gesamte Korrespondenz zwischen Swiss Life Deutschland und deren Tochtergesellschaften. Sogar die Dokumente, die Swiss Life selbst. einscannt, werden von Iron Mountain in Papierform archiviert.“ Auch wenn neue Versicherungsdokumente den Swiss Life-Mitarbeitern bereits digital zur Verfügung standen, mussten sie dennoch in den archivierten Papierunterlagen nachschlagen. Der nächste logische Schritt für das Unternehmen bestand somit in der Digitalisierung der Archive. Swiss Life entschied sich für die Veröffentlichung einer Ausschreibung. Thomas Hübner erklärt, warum die Wahl auf Iron Mountain fiel:

Zunächst möchte ich anmerken, dass die Aufbewahrung von Unterlagen wie bei anderen Versicherungsunternehmen nicht zu unseren Kernkompetenzen bzw. Kernabläufen gehört.

Thomas Hübner, Head of Applications Management bei Swiss Life

Amortisierung externer Archivierung

Vor Unterzeichnung des Vertrages mit Iron Mountain hat Swiss Life eine Rentabiliätsanalyse durchgeführt. Diese Berechnungen ergaben, dass sich die Investition für den externen Archivierungsservice in nur drei Jahren amortisieren würde. Die Analyse zeigte ferner, dass aus der Digitalisierung signifikante Vorteile resultieren. Derzeit greift Swiss Life monatlich ungefähr auf 33.000 digitale Dokumente zu, beispielsweise zur Auszahlung von Lebensversicherungen.

Der Zeitaufwand für den Zugriff auf Dokumente wurde drastisch verringert, und mehrere Personen können eine elektronische Datei gleichzeitig aufrufen. Dadurch wurden die Geschäftsabläufe effizienter, Kosten gesenkt und der Kundendienst verbessert.

„Wir konnten unsere Bereitstellungs- und Zugriffskosten praktisch auf Null senken“, fasst Thomas Hübner zusammen. „Wir sind mit dem Service von Iron Mountain zufrieden, da sich das Team wirklich mit unserem Projekt identifiziert und der Qualitätssicherung große Bedeutung beimisst.“

Zum Download der Case Study als PDF klicken Sie bitte auf den Download Button:

Wir hatten bereits sehr gute Erfahrungen mit Iron Mountain im Bereich der Papierarchivierung gemacht. Darüber hinaus waren wir überzeugt, dass das Unternehmen alle relevanten Services aus einer Hand bereitstellen kann: vom Archivieren über das Scannen und Transportieren von Unterlagen bis hin zum Datenaustausch. Zu guter Letzt waren das gute Preis-Leistungs-Verhältnis und die vertrauenserweckenden Treffen vor Vertragsabschluss ausschlaggebend.

Amortisierung externer Archivierung

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