Records and Information Management
Smart Reveal
Die Lösung für unbeschriftete Aktenkartons
Jetzt Kontakt aufnehmenSmart Records Cleanup Suite
Haben auch Sie unzureichend beschriftete Akten im Archiv?
Um Ihre Aktenbestände richtig zu verwalten und sicher entscheiden zu können, was vernichtet werden kann, müssen Sie erst einmal wissen, welche Dokumente Sie haben und wer für sie verantwortlich ist.
Wenn Ihnen diese Informationen fehlen, bleiben Unterlagen oft viel länger liegen als nötig. Natürlich können Sie selbst manuell jeden Karton öffnen, aber das frisst Ressourcen und Zeit – insbesondere, wenn Ihr Archiv über mehrere Standorte verteilt ist.
Sie können sich aber auch von Iron Mountain Smart Reveal unterstützen lassen. Wir fotografieren jeden Karton von außen sowie den Inhalt von oben und hinterlegen ihre historischen Metadaten (soweit vorhanden). Damit können Sie schnell und rechtssicher entscheiden, was entsorgt werden darf.
Sie erhalten alle Informationen, die Sie brauchen, um informiert über das weitere Vorgehen zu entscheiden:
Metadaten und Beschreibungen aktualisieren
Zur Indizierung auf Aktenebene an die Datenerfassung übergeben
Karton an Eigentümer:innen senden
Dokumente digitalisieren
Kartoninhalte vernichten
Smart Reveal
Zusammenfassung der Lösung
Wir ermitteln, welche gelagerten Kartons unzureichend beschriftet sind.
Wir machen Fotos von der Außenseite des Kartons und fotografieren den Inhalt von oben. Bei Bedarf können Sie weitere Bilder anfordern.
Sie überprüfen die Fotos auf unserer sicheren Online-Plattform und entscheiden, was mit den Kartons geschehen soll.
Das macht Iron Mountain Smart Reveal möglich:
Sie wissen, was in Ihrem Archiv lagert
Nur wenn Sie genau wissen, welche Akten Sie haben, können Sie informierte Entscheidungen treffen und Maßnahmen beschließen.
Sie können rechtssichere Entscheidungen über Aufbewahrung, Vernichtung bzw. Digitalisierung treffen
Sie müssen nicht mehr alles aufbewahren, aber auch nicht alles digitalisieren – und vernichtet werden nur die Unterlagen, die Sie mit Sicherheit nicht mehr behalten müssen. So wird jedes einzelne Dokument genau richtig behandelt.
Sie verringern Kosten und Risiken
Alles aufzubewahren ist teuer und riskant, weil Informationen verloren gehen und Sie gegen Compliance-Richtlinien verstoßen könnten. Hören Sie auf, für die Lagerung von Akten zu bezahlen, die Sie gar nicht mehr brauchen.
Sie erhöhen Ihre Produktivität
Ihre Mitarbeitenden arbeiten schneller und effizienter, wenn sie benötigte Unterlagen schnell finden und sofort Entscheidungen treffen können.
Häufig gestellte Fragen
Woher weiß ich, welche Aktenkartons am besten für Smart Reveal geeignet sind?
Kann Iron Mountain mir dabei helfen, zu entscheiden, welche Kartons den Smart-Reveal-Prozess durchlaufen sollten?
Ja, unser Vertriebsteam kann ein Diagnosetool verwenden, um einen Bericht zu erstellen, der alle Aktenkartons mit begrenzten oder fehlenden beschreibenden Informationen auflistet, die in Iron Mountain Einrichtungen gelagert werden. Aus dieser Liste können Sie anschließend Kartons für den Smart-Reveal-Prozess auswählen.
Wie viele Bilder stellt Smart Reveal bereit?
Ist Smart Reveal für nicht-papierbasierte Akten geeignet?
Was benötigt Iron Mountain von mir, um ein Smart-Reveal-Projekt zu starten?
Kann ich festlegen, wie viele Kartons den Smart-Reveal-Prozess durchlaufen?
Muss eine Mindestanzahl an Kartons ausgewählt werden, um Smart Reveal zu nutzen?
Mein Bestand wird in mehreren Archivierungseinrichtungen gelagert. Wird mir an allen Standorten derselbe Service geboten?
Gibt es andere Produkte oder Programme, die sich mit Smart Reveal kombinieren lassen, um meine veralteten Akten auszusortieren?
Iron Mountain Smart Sort hilft Ihnen dabei, Ihre ungeordneten Akten zu sortieren und neu zu organisieren – und zwar nach Vernichtungsberechtigung, Aktenart, Aktenstatus, eindeutiger Kennung oder jedem anderen Kriterium, das Sie festlegen. Weitere Informationen finden Sie unter ironmountain.law/smartsort.
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