Smart sort de iron mountain

ALCANZA TUS OBJETIVOS EMPRESARIALESY DE GOBERNANZA DE LA INFORMACIÓN

¿TIENES...?

• un gran volumen de registros heredados?
• problemas para encontrar registros cuando los necesitas?
• la necesidad de reubicar el inventario pero primero tienes que destruir lo que ya no necesitas?
• la necesidad de destruir registros pero no puedes aislar con seguridad cuáles son aptos sin una inversión considerable?
• ganas de dejar de usar papel, pero te resulta difícil tomar decisiones sobre qué registros digitalizar?
• la necesidad de aislar registros para una fusión, adquisición o desinversión?

Si has respondido afirmativamente aalguna de estas preguntas, pregúntanossobre Smart Sort de Iron Mountain.

TU DESAFÍO

TIENES QUE CLASIFICAR Y REORGANIZAR EL INVENTARIO DE ARCHIVOS PARA TOMAR DECISIONESDEFENDIBLES SOBRE SU ELIMINACIÓN. POR DESGRACIA, ESTO NO ES TAN SENCILLO COMO PARECE.

¿POR QUÉ DESHACERSE DEARCHIVOS ES TAN COMPLICADO?

• Falta de integridad/visibilidad del inventario: Cuando los metadatos clave no se capturan ni se enumeran a lo largo del ciclo de vida de la información, resulta difícil buscar, gestionar y tomar decisiones sobre qué registros conservar, digitalizar o destruir.
• Varios tipos de registros están mezclados así como las fechas del evento: Distintos tipos de registros tienen requisitos diferentes. Si los registros no están organizados según la clasificación de los mismos o la fecha del evento, no se puede actuar con certeza.
• La reorganización de los registros requiere mucho trabajo y es costosa: Careces de recursos para clasificar cada archivo por fecha de elegibilidad de destrucción, tipo de registro, un identificador único u otro requisito.

QUÉ SIGNIFICA ESTO

• Costes innecesarios: Los grandes volúmenes de registros sin metadatos a nivel de archivo que se almacenan sin tener en cuenta las fechas de elegibilidad de destrucción o la clasificación de los registros afectarán a tu capacidad para gestionar eficazmente tu programa de destrucción.
• Mayor riesgo: Conservar los registros más tiempo del necesario aumenta el riesgo de pérdidas de información y de infracción de la normativa. También añade complejidad a los procesos legales, respuesta a auditorías y gestión del cumplimiento normativo.
• Pérdida de productividad: Encontrar lo que necesitas y tomar decisiones rápidas sobre la eliminación de los registros requiere un inventario bien organizado. Sin un proceso eficiente para clasificar y reorganizar los archivos, podrías perder tiempo y retrasar tus objetivos críticos.

SMART SORT TE PERMITE TOMAR DECISIONES DEFENDIBLES CLASIFICANDO Y REORGANIZANDO LOS REGISTROS POR:

• FECHA DE DESTRUCCIÓN Clasifica y reorganiza tus registros según el año de elegibilidad de destrucción para que puedas destruir con seguridad los documentos en papel a medida que se cumplan las fechas de retención.
• CATEGORÍA Las iniciativas, como la venta de activos, requieren la necesidad de aislar los registros en un corto período de tiempo. Clasificaremos y reorganizaremos tus registros según el tipo de registro, el estado del registro, el identificador único, o lo que necesites.
• ASOCIACIÓN Si no necesitas clasificar y reorganizar tu inventario, aprovecha Smart Sort para aplicar metadatos a los registros a nivel de archivo para que puedas evitar el alto costo de hacer listas manuales.

NUESTRO EQUIPO PUEDE APOYARLO DESDE LOS CENTROS DE REGISTRO DE IRON MOUNTAIN O EN SU LOCALIDAD. SI TIENE REGISTROS INTERNOS O EN UNA INSTALACIÓN DE ALMACENAMIENTO FUERA DEL SITIO, PODEMOS APOYAR SUS NECESIDADES.

¿QUIERES SABER MÁS?

Para obtener más información, ponte en contacto directamente con tu gestor de cuenta de Iron Mountain o rellena este formulario. Incluye las palabras Smart Sort en la sección de comentarios y te contactaremos en seguida.

El proceso Smart Sort permite la toma de decisiones automática sobre cómo se debe administrar cada archivo para cumplir con los requisitos específicos de su organización.