Mitä arkistointi tarkoittaa?

Arkistointi on osa tiedonhallintaa ja se tarkoittaa asiakirjojen ja tietojen systemaattista säilytystä, järjestämistä ja suojaamista pitkällä aikavälillä. Sekä fyysiset että digitaaliset asiakirjat tulee järjestää suojattuihin arkistoihin, jotta tärkeät tiedot ovat tarvittaessa helposti saatavilla ja että niitä säilytetään samalla sovellettavien lakien mukaisesti. Arkistointi ei ole pelkästään hallinnollinen osa yritystä, vaan oleellista lakisääteisten vaatimusten täyttymisen varmistamisen, yrityksen historian suojaamisen ja koko yrityksen tiedonkulun parantamisen kannalta.

Miksi arkistointi on tärkeää?

Monissa yrityksissä käsitellään päivittäin valtavia määriä tietoa. Jos arkistoinnille ei ole selkeää rakennetta, asiakirjat saattavat kadota tai niitä voi olla hankala löytää. Toimiva arkistointisuunnitelma mahdollistaa tietojen tallentamisen niin, että ne ovat helposti saatavilla ja turvallisesti säilytettyinä. Arkistointi on tärkeää myös erilaisten lakien, kuten GDPR:n, kirjanpitolain ja arkistolain noudattamisen näkökulmasta. Nämä lait säätelevät, kuinka kauan erityyppisiä asiakirjoja voidaan säilyttää ja miten niitä tulee käsitellä.

Hyvin suunniteltu tiedonhallinta voi myös lisätä yrityksen tehokkuutta, kun tarpeettoman tiedon määrä vähenee ja yrityksessä asetetaan selkeät ohjeet sille, mitä tietoja tulee tallentaa, mitä taas digitoida ja mitkä tulee tuhota.

Erilaiset arkistointitavat

Tietoja voidaan arkistoida eri tavoin riippuen yrityksen tarpeista ja säilytettävien tietojen muodosta. Arkistointitavat voidaan jakaa kahteen päätyyppiin, joita ovat fyysinen ja digitaalinen arkisto.

• Fyysinen arkisto tarkoittaa sitä, että tietoja ja asiakirjoja säilytetään paperisessa muodossa joko yrityksen omissa tiloissa tai suojatuissa arkistointitiloissa, jotka ovat usein ulkopuolisen kumppanin tarjoamia. Fyysinen arkistointi on edelleen yleistä yrityksissä, joiden on säilytettävä suuria määriä alkuperäisiä asiakirjoja, kuten oikeudellisia sopimuksia tai potilastietoja.
• Digitaalinen arkisto tarkoittaa, että asiakirjat ja tiedot tallennetaan sähköiseen arkistoon tai pilvipohjaiseen järjestelmään. Digitaalinen arkistointi mahdollistaa tiedon nopean löytämisen ja vähentää samalla fyysisen tallennustilan tarvetta.

Monille yrityksille fyysisen ja digitaalisen arkistoinnin yhdistelmä on paras ratkaisu. Kun tärkeät asiakirjat skannataan ja tallennetaan digitaalisesti, vähentää se käsiteltävien papereiden määrää. Jotkut alkuperäiset asiakirjat voidaan kuitenkin tarvittaessa säilyttää paperisina.

Mitä on tehokas arkistointi?

Arkistonhallinnassa onnistuminen edellyttää selkeää strategiaa ja hyvin suunniteltuja rutiineja. Tehokkaan arkistointistrategian kehittämiseksi sinun kannattaa lähteä liikkeelle muutamasta perusvaiheesta:

1. Tietojen kartoitus – Tunnista, mitkä asiakirjat ja tiedostot tulee arkistoida joko fyysisesti tai digitaalisesti.
2. Luokittelu – Jaa tiedot eri kategorioiden mukaan, joita voivat olla esimerkiksi kirjanpito, sopimukset, HR-asiakirjat ja oikeudelliset dokumentit.
3. Tallennus ja turvallisuus – Varmista, että tiedot on tallennettu niin, että ne ovat turvassa katoamiselta, luvattomalta käytöltä, onnettomuuksilta ja vahingoilta.
4. Vaatimusten täyttäminen ja säilytysajat – Noudata sovellettavia lakeja, jotka määräävät, miten pitkään eri asiakirjoja tulee säilyttää ja milloin ne voidaan poistaa.
5. Saavutettavuus ja hakukelpoisuus – Varmista, että tiedot ovat helposti löydettävissä digitaalistesti hakutyökalun avulla tai hyvin organisoidusta fyysisestä arkistosta silloin kun niitä tarvitaan.

Iron Mountain – arkistoinnin asiantuntijat käytettävissäsi

Arkistoinnin hallinta voi olla aikaa vievää ja monimutkaista hoitaa itse, erityisesti jos yrityksen on käsiteltävä suurta määrää erilaisia tietoja tai sen tulee noudattaa tiukkoja määräyksiä. Iron Mountain tarjoaa kokonaisvaltaisia fyysisten ja digitaalisten tiedostojen arkistointiratkaisuja. Turvalliset ja tehokkaat palvelut helpottavat yritysten tiedonhallintaa.

Voimme auttaa kaikissa arkistointitarpeissasi. Fyysiset asiakirjasi säilyvät turvassa nykyaikaisissa arkistotiloissamme. Voimme optimoida tiedonhallintaa skannaamalla fyysisiä tiedostoja ja arkistoimalla ne digitaaliseen muotoon. Lisäksi tarjoamme vaatimuksiin liittyvää neuvontaa ja tukea, jotta arkistointi tapahtuu kaikkien sovellettavien määräysten mukaisesti.

Tarvitsetko apua arkistonhallintaan?

Iron Mountain tarjoaa ratkaisun, halusitpa sitten selkeyttää digitaalista arkistoasi tai löytää turvallisen tavan säilyttää fyysisiä asiakirjoja. Ota meihin yhteyttä jo tänään, niin räätälöimme yrityksellesi parhaan arkistointiratkaisun!