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Gestion des dossiers et de l'information
Solution Smart Sort d'Iron Mountain
Trier, organiser et gérer des dossiers physiques à grande échelle
Contactez-nousTrier les dossiers mélangés
Les dossiers mélangés et les documents désorganisés ne sont pas seulement une nuisance. Ils constituent un handicap qui peut gonfler les coûts de conservation, augmenter les risques de recherche et de litige et entraver le flux d'informations essentielles.
Mais que se passerait-il si vous pouviez organiser efficacement vos fichiers mélangés et savoir ce qu'il faut conserver, détruire de manière justifiable, numériser ou fournir pour un dessaisissement, une affaire juridique ou tout autre besoin de votre entreprise? Que diriez-vous si vous pouviez faire toutes ces tâches sans un projet de recherche complexe et laborieux?
Smart Sort d'Iron Mountain vous permet de le faire. Smart Sort est une solution simple et économique pour vous aider à prendre enfin le contrôle de votre stock de documents.
Avantages de Smart Sort d'Iron Mountain
✓ Trouver des documents rapidement et avec précision
✓ Prendre des décisions justifiables sur les documents à conserver, détruire ou numériser
✓ Réduire les coûts et les risques liés à la conservation des documents
✓ Faciliter les reconfigurations et les fermetures de bureaux
✓ Accélérer la transformation numérique
✓ Naviguer rapidement dans les fusions, les acquisitions et les dessaisissements
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Remettre de l’ordre dans le chaos; assurer la conformité et réduire les coûts
Triez les enregistrements d'une manière qui non seulement prend en charge la destruction défendable, mais vous permet également de les rechercher plus efficacement et de trouver ce dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin.
Prenez le contrôle de votre inventaire de documents avec smart sort d'iron mountain
Iron Mountain Smart Sort offre une solution simple et économique pour trier et organiser les fichiers physiques.
Fermeture d’une salle d’archives?
Ne déplacez pas simplement le risque, réduisez-le
Questions fréquemment posées
La solution Smart Sort est-elle réservée aux documents conservés chez Iron Mountain ?
Et si mes documents sont conservés sur de nombreux sites et chez différents fournisseurs ?
Nous consoliderons votre patrimoine documentaire sur un site Iron Mountain avant de lancer le projet Smart Sort. À l'issue du projet, nous stockerons uniquement les documents que vous souhaitez conserver. Le processus Smart Sort identifie les dossiers ayant atteint leur date limite de conservation et qui peuvent être détruits de manière justifiée. Grâce à un patrimoine documentaire nettoyé, vous réduisez vos coûts en ne payant que pour garder les dossiers qui doivent être conservés pour des questions de conformité.
Quelles sont les conditions pour lancer un projet Smart Sort ?
Smart Sort prend-t-il en charge différentes politiques de conservation des documents et différents types de documents ?
Quels types de document sont recommandés et non indiqués pour un projet Smart Sort ?
- Un projet Smart Sort sera optimisé pour des documents métier qui mentionnent des règles de conservation par date d'événement, par exemple des dossiers de prêt, des contrats d'assurance, des déclarations de sinistre, des dossiers médicaux, des litiges ou des documents RH.
- Les documents internes/métier ne sont pas conseillés (bulletins de paie, factures, etc.).
Dois-je utiliser Smart Sort sur l'ensemble de mon patrimoine documentaire ou puis-je adopter une stratégie par étapes ?
J'ai besoin d'un processus justifiable pour la destruction des documents. Comment Smart Sort peut-il m'aider ?
- Le processus Smart Sort s'appuie sur votre programme et sur vos règles de conservation afin de créer une méthodologie pour l'examen et le traitement des dossiers. Cette approche à base de règles nous permet de fournir un résultat à la fois homogène et justifié.
- À l'issue du processus Smart Sort, vous recevrez un rapport qui vous donne une visibilité au niveau de chaque dossier ainsi que le statut de mise au rebut de chaque document. Ce rapport vous permet de justifier les actions réalisées sur chaque dossier.
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