Rēķinu apstrādes risinājums

Automatizējiet rēķinu apstrādi

Problēma

Cilvēkiem, kuri profesionāli strādā ar kontu maksājumiem (accounts payable — AP), efektivitāte un precizitāte ir ārkārtīgi svarīga. Jums ir ātri jāapstrādā rēķini, savlaicīgi jāveic maksājumi un efektīvi jāpārvalda abi procesi, lai optimizētu naudas plūsmu, vienlaikus izvairoties no kļūdām, kas var negatīvi ietekmēt uzņēmuma ilgtermiņa darbību. Ņemot vērā, ka papīra un digitālie rēķini tiek sūtīti uz vairākām vietām un e-pasta iesūtnēm, efektivitāte un precizitāte kļūst par nopietnu izaicinājumu.

Ietekme

Ja jūsu rēķini ir vairākās e-pasta iesūtnēs, dokumentu skapjos, cietajos diskos, datu koplietošanas vietās un citur, jūs, iespējams, neizmantojat tehnoloģiju sniegtās iespējas, lai veiktu savu darbu efektīvāk un precīzāk. Saskaņā ar statistiku 70% uzņēmumu joprojām saņem papīra rēķinus¹ un manuāli pārskata simtiem papīra dokumentu, lai saskaņotu rēķinus maksājumiem, kas var izraisīt kavētus maksājumus, tādējādi bojājot attiecības ar piegādātājiem un ietekmējot uzņēmuma kredītreitingu.

Papīra rēķinu datu manuāla ievade palielina kļūdu vai pat rēķinu pazušanas risku. Turklāt dublēti maksājumi uzņēmumam var izmaksāt 0,8–2% no kopējo maksājumu summas.² Vienkāršas ievades kļūdas var novest pie pārmaksām, dublētiem maksājumiem, aizmirstiem un nokavētiem maksājumiem, kas var pavērt krāpšanas iespējas.

Neefektīvs darbs palēnina maksājumu apstrādi un rada liekus izdevumus. Dažādi pētījumi un procesa mērījumu ziņojumi rāda, ka ienākošo rēķinu apstrādes izmaksas ir no 10 līdz 40 eiro par vienu rēķinu, ja process ir manuāls un balstīts uz papīra rēķiniem.³

Kā būtu, ja jūs varētu

Automatizējot rēķinu apstrādi ar Iron Mountain rēķinu apstrādes risinājumu, jūs varētu pārvarēt šos izaicinājumus, lai:

1. Centralizētu gan fizisku, gan e-pastā ienākošu rēķinu saņemšanu
2. Izmantotu mākslīgā intelekta (MI) iespējas, lai ar viedu datu tveršanu izvilktu rēķinu datus no papīra un digitāliem ierakstiem, samazinot manuālos uzdevumus un kļūdas
3. Automatizētu procesa darbplūsmas, integrējot piegādātāju rēķinu ierakstus un iepirkumu datus, tādējādi uzlabojot lēmumu pieņemšanu

Iron Mountain rēķinu apstrāde

Iron Mountain rēķinu apstrāde ir balstīta uz Iron Mountain platformu InSight® Digital Experience Platform (DXP) — mērogojamu, zema koda programmatūras kā pakalpojuma (software as a service — SaaS) risinājumu, kas stiprina informācijas pārvaldības iespējas, veicina manuālu uzdevumu automatizāciju esošajā AP ekosistēmā, izmantojot iepriekš izstrādātus saistītājus, darbplūsmas, dokumentu veidus, metadatus, saglabāšanas noteikumus un MI uzvednes.

Jūs varat uzticēties Iron Mountain, globālam uzņēmumam, kas specializējas informācijas un aktīvu uzglabāšanā, aizsardzībā un pārvaldībā. Tas piedāvā risinājumu, kas apvieno visaptverošu fiziskā un digitālā satura pārvaldību, mākslīgo intelektu, darbplūsmu automatizāciju un informācijas pārvaldības iespējas vienotā platformā, lai palīdzētu jums:

• Centralizēt rēķinu pārvaldību, ietverot fizisko un e-pasta dokumentu formātu: Varat digitalizēt savus rēķinus, vai Iron Mountain var pārņemt to digitalizēšanu. Piegādātāji var arī nosūtīt rēķinus uz īpašām AP e-pasta iesūtnēm. Mūsu risinājums nodrošina vienu repozitoriju fiziskajiem un digitālajiem ierakstiem.
• Automatizēt datu tveršanu, izmantojot risinājuma viedās dokumentu apstrādes (Document Processing — IDP) iespējas: Mūsu risinājums automātiski izvelk un indeksē rēķinu virsrakstu un pozīciju datus, nodrošinot jūsu AP darbiniekiem pilnīgi digitālus ierakstus bez manuālas datu ievades.
• Saistīt datus no dažādām platformām: Integrācija ar esošajām iepirkumu sistēmām nodrošina informācijas saistīšanu, pārvarot ar informācijas krātuvēm saistītus šķēršļus.
• Iespējot piekļuvi jebkurā laikā un no jebkuras vietas: Autorizēti lietotāji var viegli piekļūt rēķiniem un meklēt tos mūsu drošajā ECM platformā, izmantojot vienu tīmekļa portālu, saņemt paziņojumus par noteikumiem izņēmuma gadījumos, kā arī kopīgot pārdevēju noraidītos rēķinus un tos atkārtoti apstrādāt.
• Aizsargāt savu uzņēmējdarbību: Auditējama pārraudzības ķēde, droša uzglabāšana, datu šifrēšana, piekļuves ierobežojumi un lomām piešķirtas atļaujas nodrošina datu drošību. Mūsu satura platforma atbilst nozares standartiem un datu uzglabāšanas politikām, kā arī piedāvā iespējas, lai atbildētu uz audita un informācijas atklāšanas pieprasījumiem.
• Pārvaldīt visu dzīves ciklu: Iron Mountain var atbrīvoties no fiziskajiem dokumentiem, tos droši uzglabājot vai sasmalcinot, vai atgriežot jums.

Rezultāti var ievērojami ietekmēt jūsu tīro peļņu, palīdzot veikt tālāk norādītās darbības:

• Padarīt rēķinu apstrādi caurredzamāku: Centralizēti skatiet, pārvaldiet un apstrādājiet rēķinus vienā ērti lietojamā portālā. Ar vienu klikšķi apskatiet, kā katrs rēķins tika apstrādāts un kur aiziet jūsu maksājumi.
• Palielināt precizitāti: Automātiski izvelciet rēķinu informāciju un ievadiet to darbplūsmās, lai izvairītos no kļūdām, kas rodas manuālas datu ievades dēļ. Samaziniet vai novērsiet risku saistībā ar rēķinu nepareizu izrakstīšanu vai apstrādi.
• Palielināt efektivitāti un samazināt izmaksas: Izmantojot digitalizāciju un darbplūsmas automatizāciju, varat šķirot un organizēt rēķinus ar dažiem taustiņu klikšķiem, zibenīgi apstrādājot rēķinus. Jūs arī ietaupīsiet laiku un samazināsiet darbu ikmēneša noslēgšanai.

1 CPA Practice Advisor, 7 Ways Intelligent Document Processing Helps Accounting, 2022. gada jūlijs
2 Office of the Washington State Auditor, Paying vendors twice is a problem. SAO offers tips to prevent duplicate payments, 2022. gada februāris.
3 Seeburger, The 5 Most Important Key Figures of the Purchase-to-Pay Process, 2024. gada janvāris.