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Digitale Lösungen

Dokumente revisionssicher archivieren – so geht es richtig

Indem Sie Rechnungen, E-Mails und mehr revisionssicher archivieren, schützen Sie Ihr Unternehmen vor Rufschädigung und rechtlichen Konsequenzen.

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Auf einen Blick: Was bedeutet es, revisionssicher zu archivieren?

Beim revisionssicheren Archivieren geht es hauptsächlich um Daten im digitalen Format. Die revisionssichere Speicherung soll sie vor Manipulation und Verlust schützen. Hierbei müssen rechtliche Vorgaben eingehalten werden, weshalb die Verfahrensdokumentation eine wichtige Rolle spielt.

Revisionssicherheit ist ein tiefgreifender Prozess

Die Revisionssicherheit bezieht sich nicht bloß auf ein Datenformat oder eine Software – vielmehr handelt es sich um ein ganzheitliches Konzept im Rahmen des Informationsmanagements. Das heißt,

Hardware,
Software (z. B. ein Dokumenten-Management-System (DMS)),
Interne Prozesse (Verfahrensdokumentation, Handhabung von Daten, Zugriffsberechtigungen) und
Zertifizierungen (durch unabhängige Wirtschaftsprüfer)

sorgen in ihrer Gesamtheit dafür, dass Ihre Dokumente revisionssicher archiviert werden.

Sie müssen zu jeder Zeit sicherstellen können, dass Ihre wertvollen Daten nicht verfälscht oder gelöscht werden können und dass genau protokolliert wird, wer wann und wie Zugriff hatte. So verfügen passende Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM) und Content-Service-Plattformen (CSP) etwa über die Möglichkeit, Benutzergruppen mit Zugriffsrechten einzustellen und jede Aktivität zu protokollieren.

Elektronische Formate lösen immer mehr das Papier ab

Doch damit entstehen auch neue Herausforderungen: Viele Daten müssen so gesichert werden, dass sie nicht ohne Weiteres verändert oder gelöscht werden können, vor allem solche, für die lange gesetzliche Aufbewahrungsfristen gelten. Die Revisionssicherheit ist neben dem Datenschutz eine wichtige Komponente in der Digitalisierung von Unternehmen.

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10. Februar 2025

Welche Daten gehören in die revisionssichere Ablage?

Hauptsächlich betroffen sind Daten, die nach rechtlichen Vorgaben unverändert bleiben und über einen längeren Zeitraum aufbewahrt werden müssen. Früher zählten dazu vor allem Finanz- und Steuerunterlagen, heute fallen auch andere Informationen darunter, etwa Akten aus der pharmazeutischen Forschung, medizintechnische Daten und viele weitere. Welche Dokumente genau Sie revisionssicher archivieren müssen, hängt auch von Ihrer Branche ab.

Welche Gesetze bestimmen die revisionssichere Archivierung?

Elektronische Archivierungssysteme (z. B. Software zur digitalen Archivierung) müssen in Deutschland den Anforderungen folgender Vorschriften genügen:

Abgabenordnung (§§ 146, 147 AO)
Handelsgesetzbuch (§§ 239, 257 HGB)
Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)

Es können je nach Branche weitere Gesetze hinzukommen, so zum Beispiel in der Lebensmittelbranche, dem Gesundheitswesen und der Elektronikindustrie.

Kennen Sie alle rechtlichen Bestimmungen? Mit dem richtigen Tool stellen Sie gesetzlich korrekte Aufbewahrungspläne auf und verwalten Ihre Daten einfach und effektiv. So können Sie E-Mails, Rechnungen und weitere Dokumente revisionssicher mit einer Software archivieren.

Die 10 Merkmale für eine revisionssichere elektronische Archivierung

Vollständig: Es dürfen keine Daten verloren gehen. Wichtig: Dazu zählen auch Metadaten!

Unveränderbar: Stellen Sie sicher, dass niemand die Informationen verfälschen kann.

Ordnungsgemäß: Die Aufbewahrung Ihrer Dokumente muss den geltenden Gesetzen und internen Guidelines entsprechen.

Wiederauffindbar: Daten müssen jederzeit auffind- und abrufbar sein. Nutzen Sie dafür eine Lösung mit individueller Indexierung.

Nachvollziehbar: Ob externe oder interne Prüfung – Expert:innen benötigen genauen Einblick in Ihre Maßnahmen für Revisionssicherheit.

Zeitnah: Eingegangene Daten sollen umgehend abgelegt werden.

Dokumentiert: Jegliche Prozesse im Umgang mit Daten müssen Sie genau protokollieren.

Verlustsicher: Gutes Backup-Management stellt sicher, dass Ihnen keine Daten verloren gehen.

Geschützt durch Zugriffsberechtigungen: Datenschutz und Revisionssicherheit überschneiden sich. Sorgen Sie dafür, dass nur berechtigte Mitarbeiter:innen auf Informationen zugreifen können.

Gemäß Aufbewahrungsfristen: Selbstverständlich müssen Sie sich an die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen halten. Wichtig: Nicht alle Dokumente dürfen Sie digital archivieren. Sparen Sie wertvolle Zeit und teure Büroflächen, indem Sie externe Archive nutzen. Erfahrene Teams kümmern sich dort um Ihre aufbewahrungspflichtigen Papierdokumente.

Revisionssicheres Archiv: 4 Vorteile

Auch wenn eine revisionssichere Archivierung Ihrer Daten nach viel Aufwand klingt – Revisionssicherheit auf digitaler Ebene ist enorm wichtig. Denn Sie profitieren dabei von folgenden vier Punkten:

1. Rechtssicherheit

Dokumente revisionssicher zu archivieren, gibt Ihnen Rechtssicherheit und erfüllt Compliance-Ansprüche. Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften können teuer werden. Müssen Sie im Ernstfall, etwa in einem gerichtlichen Prozess, bestimmte Dokumente vorlegen, sind sie schnell aufzufinden.

2. Guter Ruf Ihres Unternehmens

Bewahren Sie den guten Ruf Ihres Unternehmens. Ein sorgfältiger Umgang mit sensiblen Daten signalisiert auch nach außen hin die zentralen Werte, für die Ihr Unternehmen steht, beispielsweise Verantwortungsbewusstsein.

3. Einheitliche Abläufe

Der revisionssichere Umgang mit Daten sorgt für einheitliche Abläufe. Vor allem große, dezentrale Unternehmen sind über viele Schnittstellen verbunden. Fest definierte Vorgehensweisen schaffen Klarheit und minimieren Fehler.

4. Zeit

Ein gutes Archivmanagement gibt Ihnen und Ihrem Personal die Freiheit, mehr Ressourcen in qualitative Arbeit zu investieren und Zeit zu sparen. Mit nur wenigen Klicks finden Sie gesuchte Informationen und stellen Ihre Kund:innen schneller zufrieden.

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FAQ: häufig gestellte Fragen

Wann ist ein Dokument revisionssicher?

Wenn es den gesetzlichen Ansprüchen entspricht. Das bedeutet in der Regel, dass es vollständig, ordnungsgemäß, sicher, schnell auffindbar und unveränderbar archiviert sein muss. Jeglicher Umgang mit dem Dokument muss protokolliert und nachvollziehbar sein.

Ist ein PDF revisionssicher?

Das Dateiformat PDF allein garantiert keine Revisionssicherheit, dazu gehört auch der Umgang damit. Es bietet allerdings eine gute Basis, da Sie PDF-Dateien durchsuchen, schreibgeschützt speichern und mit zahlreichen Metadaten versehen können. Übrigens: PDF/A gilt mittlerweile als internationaler Standard für die Langzeitarchivierung digitaler Dokumente.

Was muss revisionssicher archiviert werden?

Die Dokumente, die revisionssicher archiviert werden müssen, können je Unternehmen variieren, aber im Allgemeinen gehören dazu:

Buchführungsunterlagen
Geschäftskorrespondenz
Personalakten
Compliance-Dokumente
Dokumente mit gesetzlichen Aufbewahrungsfristen
Akten im Gesundheitswesen
Vertragsunterlagen
Patente und geistiges Eigentum

Ist revisionssicheres Archivieren Pflicht?

Ja. In Deutschland gibt es beispielsweise spezielle Vorschriften im Handelsgesetzbuch (HGB) und in der Abgabenordnung (AO), die die revisionssichere Archivierung von Buchführungsunterlagen und Steuerdokumenten vorschreiben. Unternehmen sind daher verpflichtet, diese Dokumente gemäß den gesetzlichen Anforderungen revisionssicher zu archivieren.

Welche Vorteile bietet die Revisionssicherheit?

Zum einen sichern Sie Ihr Unternehmen rechtlich ab. Zum anderen verhindern Sie, dass Ihr Ruf, etwa durch Datenleaks, geschädigt wird. Mit einer guten digitalen Lösung mindern Sie zudem den Arbeitsaufwand bei der Handhabung und dem revisionssicheren Archivieren wichtiger Daten. Das beugt Fehlern vor und gibt eine Ihrer wichtigsten Ressourcen frei: Zeit.

Wer muss revisionssicher archivieren?

In Deutschland müssen Unternehmen und Organisationen, insbesondere Kapitalgesellschaften und gewerbliche Unternehmen, revisionssicher archivieren. Dies bedeutet, dass sie bestimmte Buchführungsunterlagen und steuerrelevante Dokumente gemäß den gesetzlichen Anforderungen sicher und unveränderbar aufbewahren müssen. Die genauen Anforderungen variieren je nach Unternehmensgröße, Rechtsform und Branche.