Kirjanpitolaki säätelee, kuinka kauan yritysten on säilytettävä erilaisia asiakirjoja. Suomessa kirjanpitoaineiston säilyttäminen on sallittua sekä fyysisessä että digitaalisessa muodossa.
Ota meihin yhteyttä
Kirjanpito on keskeinen osa jokaisen yrityksen toimintaa. Suomessa jokainen yritys, yhdistys ja säätiö on lain mukaan kirjanpitovelvollinen. Tästä syystä tilien asianmukainen hallinta ja arkistointi on tärkeää, jotta sakot ja muut oikeudelliset seuraamukset voitaisiin välttää. Monille yrityksille on kuitenkin haastavaa tietää tarkalleen, kuinka kauan eri asiakirjoja tulisi säilyttää. Tässä artikkelissa käymme läpi, mitä lakeja ja sääntöjä kirjanpitoon ja kirjanpidon arkistointiin sovelletaan.
Vähennä puutteellisen ohjeistuksen noudattamisen riskejä strategisella informaatiopolitiikalla.
Iron Mountainin asiakirjojen skannaus ja digitaalinen arkistointi on palvelu, jonka avulla kaikki tietosi ovat saatavilla digitaalisessa muodossa yhdessä paikassa. Lue lisää täältä!
Suomessa kirjanpitoa ja sen arkistointia säätelevät pääasiassa kirjanpitolaki ja veroviranomainen. Kirjanpitolain (1336/1997) mukaan yritysten on säilytettävä kirjanpitoaineistoa kuudesta kymmeneen vuotta ainestolajista riippuen. Kuuden vuoden sääntö lasketaan sen kalenterivuoden päättymisestä, jona tilikausi on päättynyt. Kuuden vuoden sääntö kattaa monentyyppiset kirjanpitoasiakirjat, kuten laskut, kuitit ja muut tositteet.
Kirjanpitoaineiston säilyttäminen onnistuu sekä fyysisessä että digitaalisessa muodossa, kunhan aineisto on aina tarvittaessa helposti haettavissa, tarkasteltavissa ja tulostettavissa. Nämä säädökset merkitsevät yrityksille monipuolisia mahdollisuuksia optimoida ja helpottaa asiakirjojensa hallinnointia.
Tänä päivänä on yhä tärkeämpää pystyä hallinnoimaan ja arkistoimaan kirjanpitoaineistoa sähköisesti. Kun tietoja siirretään fyysisestä muodosta sähköiseen muotoon, on tärkeää noudattaa tiettyjä vaatimuksia, jotta siirron aikana tietoja ei katoa tai menetetä. Tätä varten Iron Mountain tarjoaa edistyneitä skannauspalveluita, joiden pohjalta fyysinen kirjanpitoaineistosi skannataan ja tuodaan saataville digitaalisessa muodossa. Skannauksen jälkeen voimme myös tuhota alkuperäiset fyysiset asiakirjat turvallisesti, mikä puolestaan vapauttaa tilaa ja vähentää luvattoman käytön riskejä.
Autamme yritystäsi varmistamaan kaikkien sovellettavien lakien noudattamisen ja optimoimaan tiedonhallinnan. Asiantuntijamme arvioivat yrityksen nykyisiä käytäntöjä ja auttavat kehittämään vankkoja tietokäytäntöjä, jotka noudattavat kaikkia sovellettavia säädöksiä ja parhaita käytäntöjä.
Iron Mountainin Policy Center on pilvipohjainen alusta, joka tarjoaa sinulle kaikki tehokkaaseen tiedonhallintaan tarvitsemasi työkalut. Räätälöidyn tiedonhallintasuunnitelman ja käyttäjäystävällisen käyttöliittymän ansiosta kaikkien yritysten jäsenten on helppo hallinnoida tietoa samojen sääntöjen mukaisesti.
Suomen kirjanpitolain seuraaminen ja noudattaminen on tärkeää kaikille yrityksille. Sähköisen säilytyksen myötä asiakirjoja on tänä päivänä mahdollista hallinnoida entistä tehokkaammin. Iron Mountain tarjoaa valikoiman palveluita, jotka auttavat yrityksiä noudattamaan niin kirjanpitolakia kuin muita lakeja, kuten yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR).
Haluatko lisätietoa siitä, miten voimme auttaa sinua kirjanpidon tehokkaassa ja turvallisessa hallinnoinnissa? Ota meihin yhteyttä, niin asiantuntijamme palaavat kanssasi asiaan!
