Gestion des documents et de l'information
Smart RevealTM/MC
Gérez les boîtes d'archives dont le contenu est inconnu
Contactez-nousSmart Records Cleanup Suite
Conservez-vous des documents dont les données descriptives sont insuffisantes ou inexistantes ?
Pour bien gérer votre inventaire de documents et prendre de bonnes décisions en matière de destruction, il est impératif de savoir ce que vous avez et qui est le propriétaire légitime de chaque boîte.
Sans ces informations, vous ne pouvez pas aller de l'avant et vous devrez conserver vos archives bien plus longtemps que nécessaire. Trop de temps et de ressources pourraient aussi être consacrés à inspecter manuellement chaque boîte, un processus bien fastidieux, surtout si vos documents sont stockés sur plusieurs sites.
Vous pouvez également opter pour la solution Smart RevealTM/MC d'Iron Mountain. En effet, cette solution associe vos métadonnées historiques à des photos de l'extérieur de chaque boîte ainsi qu'à une vue aérienne de son contenu pour vous permettre de prendre des décisions rapides et justifiées en matière de destruction.
Featured resource
Vous obtiendrez toutes les informations nécessaires pour agir en connaissance de cause :
Mettre à jour les métadonnées et les descriptions
Envoyer des données aux fins de saisie et indexer les dossiers
Expédier la boîte à son propriétaire
Numériser des documents
Détruire le contenu d'une boîte et plus encore
Smart RevealTM/MC
Résumé de la solution
Identification des boîtes stockées avec peu ou pas d'informations décrivant leur contenu
Prise de photos de l'avant de la boîte et d'une vue aérienne de son contenu sachant qu'il est possible d'en prendre plus au besoin.
Examen des photos depuis notre interface sécurisée. Sélectionnez et attribuez l'action requise pour chaque boîte.
Grâce à Smart Reveal d'Iron Mountain, vous pouvez :
Savoir ce que vous détenez
Maîtrisez parfaitement l'inventaire de vos archives pour décider en connaissance de cause des mesures à prendre.
Prendre des décisions justifiées concernant les documents à conserver, à détruire ou à dématérialiser
Cessez de tout stocker, de tout numériser ou de détruire sans discernement les documents que vous êtes contraints de conserver. Gardez le contrôle en sachant que vous prenez la bonne décision pour chaque document, à chaque fois.
Réduire les coûts et les risques liés au stockage
Tout conserver augmente vos coûts ainsi que les risques de pertes d’informations et de violation de la conformité. Arrêtez de payer pour conserver des archives que vous n'avez plus besoin de garder.
Améliorer la productivité
Augmentez la rapidité et la productivité de votre entreprise en donnant aux employés la possibilité de trouver ce dont ils ont besoin et de prendre des décisions rapides.
Smart Sort
Lorsque les boîtes contiennent des documents mélangés, il est difficile de prendre des décisions justifiées en matière de destruction.
La technologie Smart SortTM/MC d'Iron Mountain vous permet de trier et de réorganiser vos dossiers selon leur date d'admissibilité à la destruction, leur catégorie, leur association ou d'après d'autres critères.
En savoir plusFoire aux questions
Comment savoir quelles boîtes d'archives peuvent être gérées par Smart Reveal ?
Iron Mountain m'aidera-t-il à sélectionner les boîtes à traiter via le processus Smart Reveal ?
Oui, notre équipe commerciale peut utiliser un outil de diagnostic pour générer un rapport qui indique l'ensemble des boîtes d'archives contenant peu ou pas de description qui sont stockées sur un site d'Iron Mountain.
À partir de cette liste, vous pouvez sélectrionner des boîtes que vous destinez au processus Smart RevealTM/MC. Nous vous accompagnerons pour générer une liste de boîtes pouvant être traitées par le processus Smart RevealTM/MC. Cette liste vous permettra ensuite de sélectionner les boîtes que vous destinez à cette solution.
Combien de photos sont fournies par Smart Reveal ?
La solution Smart Reveal fonctionne-t-elle pour les archives qui ne sont pas au format papier ?
Que dois-je fournir à Iron Mountain pour lancer un projet Smart Reveal ?
Puis-je décider du nombre de boîtes que je souhaite faire traiter par Smart Reveal ?
Quel est le nombre minimum de boîtes pour optimiser le processus Smart Reveal ?
Mon inventaire est réparti entre plusieurs centres de stockage de documents. Bénéficierai-je de la même expérience sur chaque site ?
Est-il possible d'associer d'autres produits ou programmes à Smart Reveal pour faciliter la réorganisation de mes archives patrimoniales ?
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