Records and Information Management
Smart Reveal
Gérez les cartons d'archives dont le contenu est inconnu
Contactez-nousSmart Records Cleanup Suite
Conservez-vous des documents dont les données descriptives sont insuffisantes ou inexistantes ?
Pour gérer votre patrimoine documentaire de manière pertinente et prendre des décisions en matière d'élimination d'archives, il est impératif de savoir ce que vous avez et qui est le propriétaire légitime de chaque carton.
Sans ces informations, vous ne pouvez pas aller de l'avant et vous devrez conserver vos archives bien plus longtemps que nécessaire. Trop de temps et de ressources pourraient aussi être consacré à inspecter manuellement chaque carton, ce qui s'avère un processus laborieux, ce qui s’avère être un processus fastidieux, surtout si vos documents sont stockés sur plusieurs sites.
Vous pouvez également opter pour Iron Mountain Smart Reveal. En effet, cette solution associe vos métadonnées historiques à des photos de l'extérieur de chaque carton ainsi qu'à une vue aérienne du contenu interne pour vous permettre de prendre des décisions rapides et justifiées en termes d'élimination.
Vous obtiendrez toutes les informations dont vous avez besoin pour agir en connaissance de cause :
Mettre à jour les métadonnées et les descriptions
Envoyer pour saisie des données afin d’indexer chaque dossier
Expédier le carton à son propriétaire
Numériser des documents
Détruire le contenu d'un carton et plus
Smart Reveal
Résumé de la solution
Identifiez les cartons stockés avec peu ou pas d'informations décrivant leur contenu
Prenez des photos de la face du carton et une vue aérienne de son contenu sachant qu'il est possible de prendre plus de photos si besoin.
Examinez les photos du carton depuis notre interface sécurisée. Sélectionnez et attribuez l'action requise pour chaque carton.
Avec Iron Mountain Smart Reveal, vous pouvez :
Savoir ce que vous détenez
Maîtrisez parfaitement l'inventaire de vos archives pour décider en connaissance de cause des mesures à prendre.
Prenez des décisions justifiées concernant les documents à conserver, à détruire ou à dématérialiser
Cessez de tout stocker, de tout numériser ou de détruire sans discernement les documents que vous êtes contraints de conserver. Gardez le contrôle en sachant que vous prenez la bonne décision pour chaque document, à chaque fois.
Réduisez les coûts et les risques liés au stockage
Tout conserver augmente vos coûts ainsi que les risques de pertes d’informations et de violation de la conformité. Arrêtez de payer pour conserver des archives que vous n'avez plus besoin de garder.
Améliorer la productivité
Augmentez la rapidité et la productivité de votre entreprise en donnant aux employés la possibilité de trouver ce dont ils ont besoin et de prendre des décisions rapides.
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Foire aux questions
Comment puis-je savoir quelles boîtes d'archives conviennent le mieux pour Smart Reveal ?
Iron Mountain peut-il m'aider à déterminer quelles boîtes doivent être soumises au processus Smart Reveal ?
Oui. Notre équipe commerciale peut utiliser un outil de diagnostic pour générer un rapport répertoriant toutes les boîtes d'archives contenant peu ou pas d'informations descriptives, stockées dans les infrastructures d'Iron Mountain. Dans cette liste, vous pouvez sélectionner les boîtes pour lesquelles vous souhaitez utiliser le processus Smart Reveal.
Combien de photos la solution Smart Reveal fournit-elle ?
La solution Smart Reveal fonctionne-t-elle pour les documents non papier ?
De quoi Iron Mountain a-t-il besoin pour mettre en place un projet Smart Reveal ?
Puis-je choisir le nombre de boîtes pour lesquelles je souhaite utiliser le processus Smart Reveal ?
Y a-t-il un nombre minimum de boîtes requises pour utiliser Smart Reveal ?
Mon inventaire est réparti entre plusieurs centres de stockage de documents. Bénéficierai-je de la même expérience sur chaque site ?
D'autres produits ou programmes peuvent-ils être associés à Smart Reveal pour m'aider à nettoyer mes documents hérités ?
Oui. Iron Mountain Smart Sort vous aide à trier et à réorganiser vos fichiers mélangés en fonction de l'éligibilité à la destruction, du type de document, de l'état du document, de l'identifiant unique ou de tout autre critère de votre choix. Pour en savoir plus, rendez-vous sur ironmountain.law/fr-fr/smartsort.
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