Juridische dienstverlening

Externe documentopslag biedt advocatenkantoren veel voordelen. U bespaart natuurlijk kostbare kantoorruimte, die u kunt gebruiken voor andere doeleinden, zoals extra werkplekken of een client ontvangstruimte. Maar belangrijker nog: uw juridische documenten worden opgeslagen in onze veilige, gecontroleerde faciliteiten. Deze zijn voorzien van geavanceerde beveiligingssystemen zoals toegangscontrole, camerabewaking en brandbeveiliging. Zo weet u zeker dat uw vertrouwelijke documenten optimaal beschermd zijn.

Wij zorgen ervoor dat uw documenten conform de geldende wet- en regelgeving worden bewaard, zodat u altijd compliant bent. Via onze online portal hebt u bovendien altijd en overal toegang tot uw documenten. Dit zorgt voor efficiënt beheer en snelle toegang wanneer nodig. Tot slot reduceert u met externe documentopslag ook nog eens de kosten voor opslag, beheer en onderhoud van uw archief.

Bij Iron Mountain staat de beveiliging van uw informatie centraal. Wij begrijpen het belang van vertrouwelijkheid in de juridische sector. Daarom nemen wij diverse maatregelen om uw gegevens te beschermen. Onze faciliteiten zijn voorzien van geavanceerde fysieke beveiligingssystemen, zoals toegangscontrole, camerabewaking en brandbeveiliging. Uw gegevens worden bovendien versleuteld opgeslagen en verzonden, zodat onbevoegden geen toegang hebben.

Toegangscontrole zorgt ervoor dat alleen geautoriseerde personen toegang hebben tot uw informatie. Wij voldoen aan de strengste beveiligingsnormen en privacywetgeving, zoals de AVG. Uw gegevens zijn dus bij ons in veilige handen.

Zeker. Iron Mountain biedt professionele scandiensten aan om uw papieren documenten om te zetten naar digitale formaten. Dit heeft diverse voordelen. Digitalisering zorgt voor verbeterde toegankelijkheid: u kunt uw juridische documenten altijd en overal raadplegen. Het beheren van uw documenten wordt efficiënter, doordat u ze eenvoudig kunt zoeken, delen en bewerken.

Daarnaast bespaart u ruimte, aangezien u geen fysieke archiefruimte meer hoeft te reserveren. Bovendien zijn digitale juridische gegevens beter beschermd tegen verlies of beschadiging.

Iron Mountain biedt advies en ondersteuning bij het ontwikkelen en implementeren van een effectief informatie governance beleid. Wij helpen u bijvoorbeeld bij het opstellen van een retentiebeleid, zodat u documenten conform de wet bewaart en vernietigt. Wij zorgen er ook voor dat u voldoet aan alle relevante wet- en regelgeving op het gebied van informatiebeheer.

Daarnaast helpen wij u bij het identificeren en beheersen van risico's met betrekking tot informatiebeheer. Tot slot ondersteunen wij u bij het optimaliseren van uw processen voor documentbeheer en informatieverwerking, zodat u efficiënter en effectiever kunt werken.

Naast de hierboven genoemde diensten biedt Iron Mountain een breed scala aan oplossingen voor advocatenkantoren:

• IT Asset Disposition: Veilige en verantwoorde verwijdering van IT-apparatuur, inclusief datavernietiging.
• Datacenter ontmantelen: Professionele ontmanteling van uw datacenter met minimale downtime.
• Digital Mailroom: Automatisering van uw postverwerking voor efficiëntere workflows.
• Smart Sort: Intelligente classificatie en organisatie van uw documenten.

Neem contact met ons op voor meer informatie over onze diensten en hoe wij uw advocatenkantoor kunnen helpen.